Persondatapolitik

Hjørring Kommune er arbejdsgiver og dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger for medarbejdere i kommunen. Dette gælder uanset på hvilket fagområde eller i hvilken afdeling, du er ansat ved.

Kommunen kan som arbejdsgiver og dataansvarlig behandle personoplysninger om medarbejdere, hvis der er et legitimt og proportionalt formål med behandlingen af oplysningerne.

Behandlingen af oplysninger skal være naturligt for kommunen at udføre som led i personaleadministration og udbetaling af løn.

Kontaktoplysninger:

Hjørring Kommune
Springvandspladsen 5,
9800 Hjørring
CVR-nr. 29189382

Hjemmeside: www.hjoerring.dk

Kontaktoplysninger på Databeskyttelsesrådgiver

Hjørring Kommune har en Databeskyttelsesrådgiver (DPO). Hvis du har spørgsmål til kommunens behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren på mail: dpo@hjoerring.dk

Det overordnede formål med behandlingen af personoplysninger er kommunens administration af løn og personaleforhold.

Dette omfatter blandt andet følgende delformål: 

• Dokumentation af ansættelsesforløb og ansættelsesforhold
• Tilsyn med og overholdelse af de ansættelsesretlige, overenskomstmæssige samt personalepolitiske regelsæt
• Sikring og kontrol af korrekt lønudbetaling
• Behandling af personoplysninger nødvendige for daglig drift, herunder til brug for IT, adgange til bygninger, brug af kommunale køretøjer m.m.

Derudover vil der ske behandling af personoplysninger ifm. rekrutteringsprocessen.

Opbevaring af personoplysninger

Opbevaring af personoplysninger ifm. ansættelse i Hjørring Kommune sker i de dertil indrettede fagsystemer. Adgangen til oplysningerne er begrænset til medarbejdere/ledere med et arbejdsbetinget behov for adgangen. I den elektroniske personalemappe gemmes løbende dokumenter af betydning for din ansættelse.

Kategorier af personoplysninger

 Vi registrerer og behandler følgende oplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger

Langt de fleste oplysninger, som kommunen behandler som led i personaleadministrationen, er almindelige personoplysninger. I de fleste tilfælde har Hjørring Kommune hjemmel til at behandle oplysningerne direkte i lovgivningen.

 I kategorien ’almindelige personoplysninger’ kan blandt andet nævnes følgende – der er ikke tale om en udtømmende liste:

• Kontaktoplysninger fx privatadresse, telefonnummer, e-mail etc., uddannelsesbaggrund, CV, lønforhold, bankoplysninger, arbejdstid, fravær, mærkedatoer, tillidshverv, disciplinære forhold osv.

Cpr-nummer

 Vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, fx når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

 Følsomme personoplysninger

 Hjørring Kommune behandler forskellige følsomme oplysninger om dig. Det kan fx være:

• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Helbredsoplysninger (fx funktionsmæssige begrænsninger, varighed af fravær, afdækning af afhjælpningsforanstaltninger, barsel, særlig vilkår ved fx handicap).

Strafbare forhold

I Hjørring Kommune vil oplysninger om strafbare forhold ofte behandles i den sammenhæng, at kommunen som arbejdsgiver har ret og pligt til at indhente en straffe- og eller børneattest på en kommende medarbejder. 

Behandling af personoplysninger udenfor kategori

Medarbejdere ved Hjørring Kommune skal til enhver tid overholde gældende Databeskyttelsespolitik inkl. vejledninger, procedurer, retningslinjer osv.

Organisatoriske sikkerhedstiltag samt kontrolforanstaltninger

Kommunen har som tillæg til de organisatoriske foranstaltninger implementeret en række tekniske sikkerhedstiltag. Disse omfatter bl.a.:

• Logning i fagsystemer
  • Denne logning indeholder navn på medarbejderen, tidspunkt for tilgangen til systemet samt hvilken handling der er foretaget.
• Logning på kommunens netværk
  • Dette omfatter bl.a. hvilke internetsider der tilgås, brug af e-mail osv.
• GPS tracking i kommunens køretøjer.
  • GPS tracking bruges som tyverisikring på køretøjerne.

I forbindelse med disse foranstaltninger vil der ske behandling af personoplysninger. Behandlingen er begrænset til handlinger foretaget i kommunens systemer eller på kommunens enheder fx pc, tablet og mobil.

Et logudtræk kan udleveres til borger i forbindelse med kommunens efterlevelse af databeskyttelsesforordningens art. 15 (indsigtsretten) overfor pågældende borger.  

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger

Kommunen kan som arbejdsgiver behandle personoplysninger om medarbejdere, hvis der er et legitimt og proportionalt formål med behandlingen af oplysningerne. Behandlingen af oplysninger skal være naturligt for kommunen at udføre som led i personaleadministrationen.

Statistiske formål

Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes desuden til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Kun relevante oplysninger anvendes og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver eller overlader personoplysninger om vores ansatte til bl.a. følgende kategorier af modtagere:

• Offentlige myndigheder inkl. ministerier
• Private virksomheder såsom pengeinstitutter, fagforeninger, eksterne rådgivere, pensionsselskaber etc.
• Politiet ifm. indhentelse af straffe- og/eller børneattest
• Kommunens interne organisationsstyringssystem og telefonsystem
• Kommunens databehandlere herunder leverandører af It-systemer

Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

Hvor stammer oplysninger fra

De oplysninger kommunen behandler om dig, kommer dels fra dig og dels fra vores løbende opdatering af vores ansattes navn, adresser etc. gennem vores abonnement hos CPR.

Videoovervågning

I Hjørring Kommune benyttes videoovervågning med et kriminalpræventivt eller opklarende formål. På områder med videoovervågning vil der være skiltet, således det er tydeligt, at der er videoovervågning af området. Optagelserne gemmes maksimalt i 30 dage, hvorefter de skal slettes. Optagelserne kan udleveres efter konkret skriftlig henvendelse til fx politiet. Medarbejdernes rettigheder jf. nedenstående er også gældende for videooptagelser.

Sletning af personoplysninger

Hjørring Kommune arbejder ud fra de til enhver tid gældende regler og retningslinjer ift. sletning. Frister for sletning er fastsat for hvert enkelt system.

Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til DPO@hjoerring.dk.

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

Ret til at oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er ukorrekte eller vildledende, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvendes dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget.

Ret til sletning

Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige at opbevare. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis behandlingen af dine oplysninger sker på baggrund af et samtykke, og du trækker dit samtykke tilbage.

Ret til begrænsning af behandling

Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

Ret til få information om nye formål

Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne persondatapolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til andet formål.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – fx hvis opbevaring af oplysninger af hensyn til de overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar på din(e) anmodning(er), har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder også, hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på. Datatilsynet vil derefter undersøge sagen og træffe en afgørelse. 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Læs mere på www.datatilsynet.dk hvor du også kan finde klageformular, svar på ofte stillede spørgsmål etc.

Datatilsynet kan kontaktes på mail dt@datatilsynet.dk (undlad at skrive cpr nr. eller følsomme oplysninger) eller på tlf. 33 19 32 00.